Mekanisme Sistem Audit Internal Mutu
Garis Besar Prosedur
1. Audit Internal Sistem Mutu
- Manajer Mutu menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, setiap Divisi minimal satu kali dalam satu tahun.
- Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap Divisi tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit.
- Beberapa waktu sebelum dilakukan audit, MM akan menentukan tim audit yang masing- masing terdiri dari 2 orang, ialah personel yang terdaftar dalam daftar auditor internal ISO tetapi bukan berasal dari Divisi yang akan diaudit (independen). Satu diantaranya ditunjuk sebagai ketua.
- Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor yang berhalangan, maka akan dipilih yang telah siap atau langsung akan digantikan oleh MM. Auditor akan mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan Kepala Divisi yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor harus melakukan konfirmasi ke MM.
- Apabila dianggap perlu MM akan menjadi peninjau dan/atau mengundang personil lain untuk menjadi peninjau.
2. Pelaporan Hasil Audit
- Setelah melaksanakan audit, auditor menyiapkan laporan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, dengan menggunakan Formulir Laporan Ketidaksesuaian.
- Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalam Formulir, Auditor harus melengkapi kolom-kolom yang disediakan dan mendiskripsikan ketidaksesuaian yang ditemui dengan mengusahakan 4 unsur temuan yang tercakup dalam laporan tersebut, yaitu:
- Diskripsi dari ketidaksesuaian (non conformance)
- Bukti nyata (objective evidence) dari ketidaksesuaian
- Aspek/proses ketidaksesuaian
- Ketidaksesuaian dengan dokumen tertentu.
- Laporan audit internal ditandatangani oleh Ketua Auditor sebelum diserahkan kepada Koordinator Bidang yang diaudit untuk kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh bagian yang bersangkutan.
- Apabila dianggap perlu MM dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh bukti obyektif, atau perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major.
- Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi / pencegahan dari bidang terkait, maka Ketua Auditor masih bertanggungjawab terhadap status pelaporan. Laporan yang telah dianggap memadai akan diserahkan kepada MM untuk dikaji dan dibuatkan salinan untuk didistribusikan.
- Apabila bidang yang diaudit tersebut telah melaksakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka bidang tersebut akan memberitahukan MM untuk dilakukan verifikasi. Apabila MM tidak mendapatkan informasi dari bagian tersebut tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka MM akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati.
- Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka Kepala Divisi sebagai penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis mengapa tindakan tersebut belum dilakukan dan menentukan waktu perbaikan. Apabila pada saat verifikasi selanjutnya (waktu yang disepakati) belum juga melakukan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut, maka MM membuat Ketidaksesuaian untuk kasus yang sama.
- Apabila dianggap perlu, MM dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh Kepala Divisi yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu.
- Laporan audit ini akan dijadikan dasar salah satu kajian dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
- Jika ada saran atau permintaan koreksi dari auditor eksternal, maka laporan temuan dan tanggapannya mengikuti langkah-langkah seperti pada audit internal.
